KI-Beratung und Automatisierung für den Mittelstand

KI, die arbeitet. Datenschutz, der hält.

AIOrcas berät und baut: von der Standortbestimmung bis zum laufenden Betrieb. Automatisierte Angebote, Rechnungen, Anfragen und Berichte – auf Wunsch vollständig in der EU verarbeitet, DSGVO-konform und nach EU AI Act eingeordnet.

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Beratung

Erst klären, dann bauen

Die meisten KI-Vorhaben scheitern nicht an der Technik, sondern an der Frage, welche Aufgabe sie eigentlich lösen sollen und ob die Daten dafür verwendet werden dürfen. Beides klären wir zuerst – schriftlich und nachvollziehbar.

01
Standortbestimmung

Wir sehen uns Ihre Abläufe an und benennen, was sich lohnt: Aufwand, Ersparnis, Risiko. Wo Automatisierung nichts bringt, sagen wir das.
02
Rechtliche Einordnung

Welche Daten fließen wohin, welche Rechtsgrundlage trägt das, welche Risikoklasse gilt nach EU AI Act? Ergebnis ist eine Unterlage, die einer Prüfung standhält.
03
Umsetzung

Wir bauen die Lösung und hängen sie an Ihre bestehenden Systeme – über Schnittstellen, ohne dass Sie etwas ablösen müssen.
04
Betrieb und Schulung

Wir überwachen die Ergebnisse und schulen Ihre Leute. KI-Kompetenz ist seit Februar 2025 keine Kür mehr, sondern eine Pflicht aus Artikel 4 des EU AI Act.

Anwendungsfälle

Woran wir arbeiten

Kein Schlagwort ohne Aufgabe dahinter. Das hier sind die Stellen, an denen sich der Aufwand in unseren Projekten am schnellsten gerechnet hat.

Angebotsautomatisierung

Aus Anfrage, Preisliste und Vorlage wird ein fertiger Angebotsentwurf – mit Positionen, Preisen und Fristen. Freigegeben wird von Hand.

Prozessautomatisierung

Wiederkehrende Abläufe über Systemgrenzen hinweg: auslesen, prüfen, eintragen, weiterreichen. Auch dort, wo es keine fertige Schnittstelle gibt.

E-Mail-Automation

Eingehende Post wird gelesen, zugeordnet, beantwortet oder weitergeleitet. Anhänge landen dort, wo sie hingehören.

Kundenservice und Support

Erstauskunft rund um die Uhr, Ticket-Vorsortierung, Antwortentwürfe für Ihre Mitarbeiter. Was der Assistent nicht sicher weiß, gibt er ab.

Chatbots und Assistenten

Auf der Webseite, im Intranet oder im Messenger – mit Zugriff auf Ihre eigenen Inhalte statt auf Allgemeinwissen aus dem Netz.

Marketing und Content-Automation

Texte, Varianten und Bildzuschnitte für Kampagnen, Newsletter und Produktseiten – in Ihrer Tonlage, in Ihrem Redaktionsplan.

KI im CRM

Gesprächsnotizen, Datenpflege, Nachfassen: Der Vertrieb bekommt gepflegte Datensätze und eine Bewertung, welcher Kontakt jetzt dran ist.

Recruiting und Bewerbungsmanagement

Bewerbungen aufnehmen, Unterlagen auslesen, Eingang bestätigen, Gespräche vorbereiten. Die Auswahlentscheidung bleibt beim Menschen – KI im Personalbereich ist nach EU AI Act Hochrisiko.

Wissensmanagement und RAG

Ihre Handbücher, Verträge und Protokolle werden durchsuchbar und antworten in ganzen Sätzen – mit Quellenangabe, damit man nachschlagen kann.

Dokumentenverarbeitung und OCR

Gescanntes, Fotografiertes und PDF-Wildwuchs werden zu strukturierten Daten: Felder erkannt, geprüft, übergeben.

Rechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungen auslesen, gegen Bestellung und Lieferschein halten, kontieren, zur Freigabe vorlegen – einschließlich E-Rechnung.

Reporting und Business Intelligence

Zahlen aus mehreren Quellen zusammenführen, Auffälligkeiten benennen und den Bericht schreiben, den sonst niemand schreiben will.

Ihre Aufgabe steht nicht dabei? Dann beschreiben Sie sie uns – die Liste ist gewachsen, nicht ausgedacht. Schreiben Sie uns.

Datenschutz

DSGVO ist kein Hindernis, sondern die Bauanleitung

Der häufigste Grund, warum ein KI-Vorhaben im Mittelstand liegen bleibt, ist die Sorge um die Daten. Zu Recht: Wer Kundendaten in einen Dienst außerhalb der EU gibt, braucht dafür eine Grundlage. Wir bauen so, dass diese Frage von Anfang an beantwortet ist.

Verarbeitung in der EU

Auf Wunsch laufen die Modelle auf europäischen Servern oder bei Ihnen im Haus. Dann verlässt kein Datensatz Ihren Rechtsraum – und die Frage nach dem Drittlandtransfer stellt sich nicht.

Verträge und Nachweise

Auftragsverarbeitung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, wo nötig eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Wir liefern die Unterlagen mit, nicht hinterher.

Sparsam und zweckgebunden

Was ein Agent nicht braucht, bekommt er nicht zu sehen. Personenbezug wird entfernt oder ersetzt, bevor er ins Modell geht, und Aufbewahrungsfristen sind Teil des Aufbaus.

EU AI Act eingeordnet

Jede Anwendung wird einer Risikoklasse zugeordnet, maschinell erzeugte Inhalte werden gekennzeichnet, und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar – so wie auf dieser Seite auch.

Das Prinzip

Ein Orca jagt nicht allein

Orcas teilen sich die Arbeit auf, halten Kontakt und richten sich neu aus, wenn sich etwas ändert. Genau so sind unsere Lösungen gebaut: kleine, klar umrissene Rollen, die ihre Zwischenstände weiterreichen – prüfbar an jeder Übergabe, statt einer Blackbox, die am Ende ein Ergebnis behauptet.

Zum Nachlesen

Reden wir über Ihre Aufgabe.

Beschreiben Sie kurz, was liegen bleibt. Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt, was es kostet und was der Datenschutz dazu sagt – und wenn sich der Aufwand nicht lohnt, auch das.

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